Menu
Software

Hoe je strategische projecten in goede banen leidt

Niet meer zoeken naar zekerheid, maar rekening houden met een zekere mate van onzekerheid

Organisaties die starten met een strategisch IT-project, krijgen te maken met veel onzekerheid. Ze investeren enorme bedragen, maar van tevoren is niet precies duidelijk wat daarmee gaat gebeuren en hoe het eindproduct er uit gaat zien. Daarom zoeken ze wanhopig naar zekerheid en houvast.

Dat is een begrijpelijke reactie, weet Remmert Stipdonk, managing director bij Info.nl. "Er leeft veel onzekerheid over het eindresultaat. Men heeft het gevoel dat er een enorme gok wordt genomen die het bedrijf veel tijd en geld gaat kosten. Dus is het logisch dat er wanhopig naar zekerheden wordt gezocht. Alleen zijn die er niet bij dit soort trajecten."

Om in deze tijd succesvol te zijn, moet je een zekere onzekerheid omarmen. "Je kunt niet van tevoren exact weten wat er uit een strategisch project komt. Het gaat er vooral om dat je het proces in goede banen leidt en er grip op houdt."

Van zijproject naar core business

Een digitaal platform en web applicaties zijn steeds vaker cruciaal voor de bedrijfs-voering. Neem smart mobility. "Dat draait allang niet meer om de pure verhuur van auto's," benadrukt Stipdonk. "Deze ondernemingen zijn volledig IT-gebaseerd. Klanten nemen er een dienst af. Via een app zoeken ze een auto, boeken hem en handelen de betaling af. Dat is allemaal IT. Het digitale platform is daarmee cruciaal geworden voor de bedrijfsvoering. Zonder dat staat het volledige wagenpark stil."

Info.nl is een creatief technologiebureau. Wij bedenken en maken intuïtieve digitale producten, waarmee we organisaties in staat stellen een leidersrol te pakken. Wij geloven in innovatie en technologie als drijvende krachten voor een betere en duurzame wereld.

Onze ervaren, multidisciplinaire teams zijn gewend de nieuwste mogelijkheden toe te passen voor de best mogelijke oplossing. Dat doen we al jaren in hechte samenwerking met organisaties als Graydon, Greenwheels, NS, T-Mobile, Adyen en Voetbal International.
Met ons als partner, levert u betere diensten voor eindgebruikers en pakt u de koppositie in de dynamische digitale wereld. Meer weten over Info.nl, bezoek dan info.nl..

Hiermee is IT geen zijproject meer, maar maakt onderdeel uit van de core business. "Consequentie is dat je bij het uitdenken en realiseren van een digitaal platform vaak lang bezig bent en je de complexiteit van tevoren niet goed kunt inschatten. Tegelijkertijd wil je niet dat het project mislukt, want het gaat om veel geld en om je meest cruciale bedrijfsprocessen." Dus hoe zorg je ervoor dat je resultaten boekt? En hoe voorkom je tegelijk dat er een second-wave legacy wordt gebouwd?

Oplossen zodra je er tegenaan loopt

Wat je volgens Stipdonk vooral niet moet doen, is proberen om vooraf de duizend dingen op te schrijven die volgens jou in het product moeten komen en daarna nauwkeurig uitrekenen wat het allemaal wel niet gaat kosten. "Als team kom je dan in de frustratiemodus terecht, want zo wordt het vechten tegen de verwachtingen in."

Hoe moet het dan wel? "In de kern is mijn antwoord: ga er gewoon voor. Stel vast wat de simpelste versie van je product is en lanceer die versie zo snel mogelijk. Maar stel allereerst een team samen waarin je volledig vertrouwen hebt. Denk aan ontwikkelaars die goede software kunnen bouwen en mensen uit de business die bekend zijn met de processen en maak daar één team van." Dan heb je dat alvast afgedekt en kan het daar niet meer aan liggen.

Dat team, zowel bouwers, ontwerpers, als business, laat je eerst heel goed nadenken. "Wat willen we nu precies. En dan vooral op het gebied van visie en analyse, dus niet zozeer de definitie van productfeatures. Daarna kun je een ruwe schatting maken van de tijd die nodig is om tot een eerste versie van het product te komen. Blijkt tijdens het project dat dingen alsnog langer duren of moeilijker blijken te zijn, dan is dat gewoon een fact of life. Daar moet je op dat moment met z'n allen een oplossing voor zien te bedenken."

Begin met een Track Zero

De crux is dat je constant moet meten en rapporteren. In zekere zin net als vroeger, maar dan met als doel dat de stakeholders tijdens het project steeds kunnen bijsturen. Stipdonk: "Zo kom je in de loop van het project steeds meer te weten over de productiesnelheid van dit specifieke team. Door dit continu te projecteren op het nog te verzetten werk, weet je altijd hoeveel tijd en geld het naar verwachting nog gaat kosten."

Het is hierbij slim om het project in grofweg twee delen op te splitsen. "Het overgrote deel draait om het ontwerpen en bouwen van de software, maar dat wordt vooraf gegaan door een belangrijke projectfase die wij track zero noemen. Gedurende deze fase wordt er bijna geen letter code geschreven. We zijn dan alleen met elkaar aan het nadenken."

In track zero bedenk je wat het product moet gaan worden. "Dat doen we door met elkaar de gouden driehoek te formuleren. Die bestaat uit productvisie, technologische visie en samenwerkingsvisie."

Wat betreft productvisie gaat het er bijvoorbeeld om wat het product moet gaan doen, voor wie het bedoeld is, hoe het er ongeveer uit moet komen te zien, welk probleem het moet oplossen, maar ook waarom heb je dit product überhaupt nodig. Bij de technologische visie gaat het vooral over de manier waarop en met welke technologie je iets het beste kunt oplossen. Samenwerkingsvisie gaat onder andere over de verwachtingen en het gedrag van het team, maar ook over welke stakeholders er betrokken moeten worden.

Begin met een zo compleet mogelijk beeld

"Elk project wordt doorspekt met checkpoints", vertelt Stipdonk. "Bij een checkpoint gaan we om tafel met stakeholders, zoals de programma-manager en de CTO, om te kijken hoe we ervoor staan, wat er tegenvalt, wat er meevalt en wat dit allemaal betekent voor de beslissingen die we vandaag moeten nemen."

Het eerste checkpoint is al meteen aan het einde van track zero. "High level is dan bekend welke functionaliteiten we gaan bouwen. Het is daardoor een uitgelezen moment om met de klant om de tafel te gaan zitten, want met de huidige kennis van zaken kunnen we een goede inschatting maken hoe snel het project zal gaan."

Door aan het begin veel energie te steken in een zo compleet mogelijk beeld van de realiteit, kun je in een vroeg stadium maatregelen nemen. Je kunt bijvoorbeeld opnieuw naar prioriteiten kijken, of je kunt minder belangrijke functionaliteit opschuiven naar een vervolgproject. "Door met grote regelmaat om de tafel te zitten, krijg je grip op het project. Grip draait hierbij dus niet zoals vroeger om vastigheid en zekerheid. Het gaat erom dat je continu inzicht hebt en dat je de knoppen hebt om iets de juiste kant op te duwen."

Blijvend veranderen

Bedrijfskritische platformen zijn essentieel voor een bedrijf. Ze moeten niet alleen vandaag, maar ook morgen goed blijven werken. Je kunt je dan ook afvragen of je klaar bent zodra een project is afgerond. Stipdonk: "De eisen en wensen van mensen veranderen continu, de technologie verandert, de privacywetgeving verandert; er zijn allerlei redenen waarom je door moet blijven gaan met ontwikkelen. Change is a permanent state, je zult steeds vaker constant moeten veranderen. Beschouw dat gewoon als een feit. Dat voorkomt teleurstellingen."

7 / 19