Menu
Software

De anatomie van een strategisch IT-plan

Wel doordacht maar ook wendbaar.

Hoe maak je nu een modern strategisch IT-plan dat past in de gehele bedrijfsstrategie? Hoe draag je bij aan de bedrijfsresultaten? We geven hier belangrijke tips.

De rol van IT in de ontwikkeling en uitvoering van een bedrijfsstrategie is enorm gegroeid in dit tijdperk van digitale transformatie. Maar terwijl de veranderingen in de markt en in technologie enorm zijn versneld, hebben veel van de statische, rigide en onsamenhangende praktijken in strategische IT-planning die versnelling niet bijgehouden.

Dat wil niet zeggen dat CIO's die strategische IT-planning maar moeten laten - integendeel. Het ontwikkelen en uitvoeren van een IT-roadmap die gelijke tred houdt met de business is belangrijker dan ooit. "Gegeven de groeiende importantie van technologie in elk bedrijf moeten tech-organisaties een heldere strategische koers en prioriteiten hebben die nauw verbonden zijn met de bedrijfsstrategie", zegt Brad Strock, de CIO van PayPal.

Maar slechts 29 procent van alle IT-leiders zegt dat hun organisatie effectief of zeer effectief is in hun IT-strategie en -planning, zo blijkt uit Gartners 2017 CIO Survey. Minder nog (23 procent) noemen hun organisatie effectief of zeer effectief in de bedrijfsstrategie en -planning. "De grootste uitdaging voor IT-leiders is of de CIO zich wel of niet op zijn gemak voelt bij de bedrijfsstrategie en daarover de discussie kan leiden en vormgeven", zegt Nigel Fenwick, analist bij Forrester Research. "CIO's moeten een sterk inzicht hebben in de drijfveren van de business om leidend te zijn in het versterken van de omzet."

Experts en CIO's zijn het met elkaar eens dat een effectieve IT-strategie begint met een IT-slimme bedrijfsstrategie. CIO's moeten nauw betrokken zijn in de creatie van dergelijke documenten en andere zaken die richting geven aan wat het bedrijf moet doen, waarom het dat moet doen en hoe het dat wil bereiken. Alleen dan kunnen IT-leiders aan hun eigen functionele plannen werken die de bedrijfsstrategie moeten ondersteunen. "Het plan moet inzichtelijk maken waar investeringen nodig zijn, en welke bekwaamheden het bedrijf nodig heeft - de benodigde mensen, partners, processen en systemen", zegt Fenwick.

Als het goed wordt gedaan is strategische IT-planning een krachtige tool, waardoor het bedrijf in staat wordt gesteld de belangrijkste bedrijfsdoelen en -resultaten te bereiken. Maar CIO's moeten bereid zijn om een nieuwe aanpak te onderzoeken die de planning meer in overeenstemming brengt met de business, flexibel maakt en regelmatig wordt herzien. Helaas, zegt Fenwick, wijst de praktijk uit dat strategische planning de neiging heeft zich maar langzaam te ontwikkelen. Maar IT-leiders hebben vandaag de dag geen tijd meer te verliezen.

We geven hier enkele nieuwe best practises in het ontwikkelen van een effectief strategisch IT-plan.

Start met de bedrijfsstrategie

Strategische IT-planning moet stevig zijn geworteld in het strategische bedrijfsplan. Als de bedrijfsstrategie is dat er bijvoorbeeld moet worden geïnvesteerd in digitale transformatie bijvoorbeeld, dan zal IT dat moeten extrapoleren om te laten zien wat dat betekent voor de bestaande architectuur, de bedrijfsprocessen, vaardigheden, mensen, governance en cultuur.

Het beste IT-plan is niet langer een opsomming van de financiële investeringen die nodig zijn, of een lijst van technologieën die moeten worden geïmplementeerd. Het is meer een assessment van de veranderingen die nodig zijn om de bedrijfsdoelen te halen. "Natuurlijk zijn de financiën nog steeds belangrijk, maar de bedrijfsstrategie moet het startpunt zijn", zegt Strock van PayPal. "Er moet veel meer focus zijn op de business en de klant in het plan."

De grens tussen de bedrijfsstrategie en de tech-strategie is verdwenen, zegt Chris Bedi, de CTO van ServiceNow. "Ze zijn eender." Fenwick gaat nog een stap verder door te stellen dat er geen IT-strategie moet zijn die apart kan worden genomen van de bedrijfsstrategie en noemt het IT-specifieke onderdeel zelfs een 'uitvoeringsplan'.

Plan de planning

IT-leiders moeten starten met een plan om het plan te ontwikkelen. Gartner adviseert het creëren van een 'helder en haalbaar' proces voor de ontwikkeling van het strategisch plan, en gebruik daarin een bestaand of eerder gebruikt plan als startpunt.

Sneller strategisch

Strategische IT-planning is belangrijk, maar te veel tijd besteden aan de ontwikkeling ervan kan ook gevaarlijk zijn.

"Ik geloof sterk in snel en grotendeels goed ten opzichte van langzaam en perfect", zegt Bedi. "Ik denk niet dat er een magisch aantal weken bestaat dat het mag duren, maar belangrijk is wel dat het goed wordt doordacht, gekoppeld is aan de bedrijfsresultaten en dat het incrementalisme voorkomt."

Gartner is voorstander van een snelle en gefocuste planontwikkeling om zo het verlies aan focus, vervagende scope of verlies aan actualiteit en relevantie te voorkomen.

Focus op de middellange termijn

Roadmaps voor de langere termijn bestaan nog steeds, maar ze raken wel uit de mode vanwege de snelle technologische ontwikkelingen en veranderingen in de markt. Terwijl de IT-leiders zich ervan moeten verzekeren dat hun keuzes flexibel genoeg zijn om zich aan te kunnen passen aan toekomstige technologische veranderingen, zou het IT-plan zich grotendeels moeten richten op de middellange termijn, gewoonlijk 12 tot 18 maanden vooruit. Het kan ook minder gedetailleerd kijken naar plannen voor de twee- tot driejaarlijkse termijn en nog minder breed uitgesponnen naar langer dan vijf jaren.

"De termijn van langer dan vijf jaar dwingt je na te denken over de toekomst in bredere zin, in plaats van de stapsgewijze verbeteringen van de korte termijn", zegt Strock. Maar ongeacht de tijdsperiode waarvoor de IT-leider kiest te plannen, zou hij zeker het verschil moeten uitleggen tussen de meer tactisch en operationele deel van het plan, de strategie voor de middellange termijn en de doelen voor de langere termijn.

Pak de belangrijkste componenten

Een effectief IT-plan biedt informatie over de mensen, bezetting, partnerschappen, organisatorische veranderingen en governance die nodig zijn om de bedrijfsresultaten te behalen. Het biedt tevens een investeringsschema, tijdspaden, doelen en een verhandeling over de risico's en andere uitdagingen.

"Een strategie die niet samenhangend is, duidelijke doelen mist en geen tijdspaden kent, is nauwelijks een strategie", zegt Bedi, die eraan toevoegt dat IT-leiders niettemin het strategische IT-plan niet moeten uitstellen als ze worstelen met één van deze onderdelen. "Je kan altijd een bepaalde leemte nog invullen."

Meet je succes

De beste strategische IT-plannen kennen meetinstrumenten voor succes die de mijlpalen neerzetten om de progressie in de tijd te bepalen. Tegenwoordig gaan die meetresultaten niet zozeer meer over de inputs of outputs die It vroeger gebruikte als houvast, maar meer over de werkelijke bedrijfsresultaten. "Het hebben van heldere, resultaatgerichte KPI's is essentieel", zegt Strock. "Het is belangrijk om naadloze integratie te hebben met de bedrijfsstrategie."

Die KPI's moeten minimaal maandelijks worden gemeten en vastgelegd, hoewel sommige vaker moeten worden gemeten. "Zonder duidelijke meetbare doelen en de bijbehorende meetinstrumenten kan een strategie al snel verwateren tot een mooi stel grafieken die een keer worden bekeken en dan in de la verdwijnen", zegt Bedi. "Ik denk dat het meten gedurende het gehele traject nodig is om er zeker van te zijn dat je op koers ligt en als nodig ook koerscorrecties kan uitvoeren."

Stel leidende principes op

Veel IT-leiders zullen een stel leidende principes of andere verklaringen meenemen in het leiderschap. Die leidende principes moeten ook worden ingevlochten in de overkoepelende bedrijfsvisie, zegt Fenwick. Strock noemt deze principes de strategische pijlers en fundamenten. Maar CIO's moeten voorkomen dat ze versleten of afgezaagde verklaringen opstellen."Te vaak heb ik gezien dat mission statements van afdelingen zo generiek zijn dat ze volkomen nutteloos worden", zegt Bedi. "Als men een dergelijk statement wil formuleren probeer dan te zorgen voor eentje die inspireert tot actie of de benodigde verheldering geeft."

Ga mee met de cadans van het bedrijf

De meeste IT-organisaties zullen minstens eens per jaar een volledig strategisch IT-plan maken, maar de snel veranderende markt vraagt om een meer frequente update. De beste vuistregel is om de frequentie van IT-planning aan te halen aan de cadans van het bedrijf. Bij de meeste bedrijven is een kwartaalupdate logisch. IT-leiders in consumentgerichte bedrijven zouden nog vaker veranderingen moeten doorvoeren. "Elke keer dat IT een nieuwe keuze maakt kan dat gevolgen hebben voor het plan", zegt Fenwick. "Je zal moeten nagaan of je aannames nog gelden. Dat hebben in het verleden niet veel bedrijven gedaan."

Uiteindelijk wordt er veel gewonnen door de nodige inspanningen te stoppen in het maken van een weldoordacht strategisch IT-plan, zelfs als het sterk veranderd bij een evaluatie. "Er ligt soms meer waarde in het ontwikkelproces van je definitieve strategie dan in de strategie zelf", zegt Bedi. "Het dwingt IT-leiders, maar ook niet-IT-leiders, na te denken over de impact van digitalisatie op de langere termijn en om een aantal moeilijke vragen te beantwoorden."

10 / 19